Jak wybrać oprogramowanie apteki internetowej?

Rynek dostawców rozwiązań e-commerce jest bardzo mocno konkurencyjny. Poczynając od rozwiązań darmowych (Open Source): PrestaShop, Magento, wtyczki ecommerce do wordpressa czy Joomli, poprzez bardzo popularne platformy SaaS (Software-As-A-Service) po rozwiązania dedykowane, pisane na miarę pod konkretnego Klienta. I tak jak wiele jest rozwiązań sklepowych, tak nie ma jednej odpowiedzi na pytanie jak wybrać oprogramowanie apteki internetowej. Postaram się udzielić jednak kilku wskazań, które być może ułatwią podjęcie decyzji.

Na początku trzeba wyraźnie zaznaczyć 2 rzeczy:

1. To nie oprogramowanie warunkuje sukces apteki w Internecie. Nawet najlepsze, najbardziej rozbudowane programy nie zastąpią atrakcyjnej oferty, skutecznego e-marketingu i doskonałej obsługi Klienta. Nie wierzmy dostawcom oprogramowania, że wybierając ich produkt mamy gwarantowany sukces, zamówienia i Klientów. Jeszcze do niedawna wiele topowych aptek internetowych było opartych o co najmniej przeciętne programy, a sprzedawały świetnie.
2. Żadne z prezentowanych poniżej rozwiązań nie jest pozbawione wad. Po prostu decydując się na konkretne rozwiązanie warto mieć w głowie problemy, które mogą dotykać dane oprogramowanie i wdrożenie. My staramy się dobierać program do prowadzenia e-apteki do sytuacji Klienta – jego budżetu, oferty handlowej czy planowanych działań promocyjnych oraz horyzontu czasowego w jakim zamierza działać w Internecie.

Typy oprogramowania dla apteki internetowej

Niezależnie od wyboru firmy programistycznej, generalnie oprogramowanie dla sklepów dzieli się na 3 typy:

Oprogramowanie Open Source (darmowe) – oprogramowanie z otwartym kodem, które może pobrać i zainstalować każdy. Wielu programistów na całym świecie i liczne wtyczki/dodatki powodują, że jest to zwykle najtańsze rozwiązanie. Niemniej jednak nie jest pozbawione wad, o czym piszę poniżej.

Oprogramowanie typu SaaS – czyli dzierżawione. Zamiast jednego, początkowego kosztu wdrożenia, firma opłaca miesięczny abonament i tak długo, jak to robi – może korzystać z oprogramowania. W zamian otrzymuje systematyczne aktualizacje i utrzymanie systemu. Niestety, jeśli trzeba wdrożyć jakąś dedykowaną, unikalną funkcjonalność – jest to bardzo trudne, a często niemożliwe.

Oprogramowanie dedykowane – cechuje zwykle najwyższy koszt wdrożenia, w zamian dający rozwiązanie pisane na potrzeby konkretnej firmy. W odróżnieniu od oprogramowania SaaS – każda nowa funkcjonalność będzie dodatkowo płatna. Niemniej jednak można je wymyślać praktycznie bez ograniczeń – oprogramowanie dedykowane zapewnia rozwój uzależniony od potrzeb (i zasobności portfela) Klienta.

Wady i zalety oprogramowania dla aptek internetowych

Oprogramowanie Open Source – jest to darmowe oprogramowanie z tzw. otwartym kodem, czyli takim, który mogą modyfikować programiści na całym świecie. W większości przypadków raz stworzone moduły są udostępniane (płatnie albo bezpłatnie) dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu oprogramowanie ma wiele plusów. Do najważniejszych z nich należą:

• zwykle niższa cena wdrożenia (w stosunku do platform SaaS czy dedykowanych)
• oprogramowanie stabilne, dobrze przetestowane
• wielu programistów na całym świecie i otwarty kod – łatwo znaleźć osobę do wdrożenia ewentualnych przeróbek czy modyfikacji, co nie uzależnia nas od jednej firmy
• duże możliwości rozwoju – wiele napisanych modułów dodatkowych a także możliwość przygotowania rozwiązań dedykowanych dla naszego sklepu

Minusy:

• Jeśli nie mamy własnych programistów lub wykupionej usługi serwisowej firmie IT, najczęściej nie mamy gwarancji na oprogramowanie. Może się zdarzyć, że po wdrożeniu zdarzą się błędy, które trzeba będzie poprawiać za dodatkową opłatą.
• W branży aptecznej niewiele firm czy freelancerów jest w stanie poradzić sobie z integracją oprogramowania z systemem magazynowym Kamsoft – decydując się na wdrażanie open source, szczególnie przy niskim budżecie, korzystamy z zasobów wiedzy najczęściej jednej osoby, która może być doskonałym programistą, ale nie będzie mieć np. niezbędnej wiedzy z zakresu pozycjonowania czy web-usability. Przez to oprogramowanie może nie być funkcjonalne dla Klienta lub być źle oceniane przez roboty wyszukiwarek.
• Przy dużej ilości produktów i kategorii oraz sporym ruchu mogą pojawić się problemy z wydajnością, co zmusza do przeprowadzenia optymalizacji.

Właściciele aptek, decydujący się na open source nie zdają sobie sprawy, że mimo iż oprogramowanie jest darmowe, nie da się go wdrożyć za 0 zł. Trzeba zapłacić nie tylko osobie wdrażającej, ale również często zakupić moduły przygotowane przez innych programistów. Co więcej, kolejne wersje oprogramowania wychodzące z biegiem czasu wymagają, aby aktualizować swój program i użyte w nim wtyczki – brak takiej aktualizacji naraża nas na zaatakowanie przez wirusy.

Oprogramowanie SaaS – skrót ten oznacza Software-as-a-Service, czyli oprogramowanie dzierżawione w formie usługi. Innymi słowy – jeśli opłacasz abonament (lub płacisz prowizję od sprzedaży – ale tylko w wybranych przypadkach), możesz korzystać z rozwiązania. Zazwyczaj w tym modelu niemożliwe jest zakupienie licencji (taka sytuacja trochę wypacza ideę tego modelu oprogramowania). Błyskawiczny rozwój i sukces oprogramowania SaaS spowodował, że dzisiaj wybór pomiędzy platformami jest niezwykle trudny. Firmy dają bardzo wiele możliwości, w stosunkowo korzystnych cenach.

Do największych zalet tego oprogramowania należą:

• zwykle niższe koszty początkowe (w stosunku do oprogramowania dedykowanego) – jeśli nie jesteś pewny jak będzie rozwijał się Twój biznes w sieci, decydując się na model SaaS inwestujesz na początku nieco mniejsze kwoty
• szybsze uruchomienie i  wdrożenie – zarówno w stosunku do oprogramowania dedykowanego jak i Open Source. Oprogramowanie SaaS jest gotowe i można je instalować. Czas potrzebny do uruchomienia ogranicza się głównie do projektu graficznego, integracji z systemem magazynowym i importu danych. Przy dobrej organizacji sprzedaż można rozpocząć w kilka tygodni po podpisaniu umowy
• systematycznie wdrażane nowe, przydatne moduły – oprogramowanie SaaS cały czas się rozwija a nowe moduły są dokładane do istniejącego oprogramowania w ramach abonamentu. Szczególne znaczenie ma to w przypadku funkcji marketingowych – np. możliwości integracji z porównywarkami cen, Google Merchant Center, systemami do e-mail marketing a także operacyjnych (zmiany w płatnościach online, nowe firmy kurierskie itp.). W przypadku oprogramowania otwartego (open source) jak i dedykowanego za wszystkie takie nowe funkcje trzeba osobno zapłacić
• oprogramowanie zwykle dobrze przetestowane (na dziesiątkach a nawet setkach Klientów), błędy w działaniu pojawiają się sporadycznie
• wiele bonusów dla nowych Klientów – niższe koszty płatności, zniżki na serwer, domenę, tańsze na przesyłki kurierskie czy paczkomaty, niższe opłaty za promocję w porównywarkach i inne

Największe minusy oprogramowania SaaS:

• praktyczny brak możliwości dostosowania oprogramowania do własnych wymagań – jest ono albo dodatkowo płatne (np. grafika) albo niemożliwe. Zespół programistów pracuje nad rozwojem wg określonych priorytetów. Jeśli jakaś nowa funkcja może istotnie zwiększyć przewagę dostawcy oprogramowania albo po prostu rozwój rynku wymusza jej wdrożenie (np. wersje mobilne) – wówczas wszystkie siły są skierowane na ten obszar. W drugiej kolejności tworzone są funkcje, które mogą być użyte przez wiele sklepów. W ostatniej kolejności są robione moduły dla pojedynczego Klienta (u niektórych dostawców ta opcja nie jest w ogóle możliwa).
• oprogramowanie nigdy nie stanie się własnością firmy – nie można zakupić licencji do ewentualnej odsprzedaży.
• w nawiązaniu do punktu 1 – trudniej jest uzyskać przewagę konkurencyjną, ponieważ stworzenie jakiejś dedykowanej funkcjonalności jest praktycznie niemożliwe. Trzeba się dostosować do tego, co jest dostępne
• w długim terminie SaaS może być nieopłacalny finansowo – gdy dedykowane oprogramowanie (za które płaci się raz, podczas wdrożenia) mogłoby się już zwrócić, w modelu SaaS trzeba płacić przez cały czas używania programu. Z drugiej zaś strony, w ramach abonamentu otrzymujemy wspomniane wyżej aktualizacje.

Oprogramowanie dedykowane

Jest oparte o licencję firmy programistycznej, często specjalizującej się w przygotowywaniu oprogramowania dla konkretnej branży. Najczęściej składa się z wersji podstawowej (często bardzo bogatej w funkcjonalności), do której można dokupić gotowe moduły dodatkowe, a także przygotować moduły własne,  dedykowane dla konkretnego wdrożenia.

Do najważniejszych zalet oprogramowania dedykowanego należą:

• opieka doświadczonych programistów – jeśli decydujemy się na firmę wyspecjalizowaną w tworzeniu sklepów z danego asortymentu, z bogatym portfolio – korzystamy z ich ogromnej wiedzy i doświadczenia. W przypadku aptek internetowych, takim newralgicznym punktem jest poprawna integracja e-sklepu z oprogramowaniem magazynowym KS-Apteka. Jeśli jakaś firma nie miała doświadczeń z tym związanych – lepiej ją ominąć. Jest duża szansa, że nie przebrnie przez ten temat. Z drugiej strony istnieją firmy, które wdrożyły kilkanaście a nawet kilkadziesiąt e-aptek i mają ogromne doświadczenie w tym zakresie.
• oprogramowanie szyte na miarę – zarówno z trakcie tworzenia e-sklepu, jak i jego późniejszego rozwoju istnieje możliwość przygotowania dedykowanych funkcjonalności. Są to rozwiązania na potrzeby konkretnego Klienta, które firma programistyczna wycenia a następnie wdraża.
• oprogramowanie stabilne i skalowalne – wiele platform dedykowanych ma za sobą duże lub bardzo duże wdrożenia. Sklepy są zatem stabilne i przygotowane do obsługi dużego ruchu
• opieka gwarancyjna i pogwarancyjna – na dedykowane oprogramowanie dostajemy zwykle gwarancję oraz opiekę pogwarancyjną i serwisową. Ta zaleta nie różni oprogramowania dedykowanego od modelu SaaS, ale znacząco odróżnia od Open Source (tam, jeśli nie skorzystamy z opieki dużej firmy, z egzekwowaniem gwarancji mogą być spore problemy)
• możliwość sprzedaży licencji na oprogramowanie innemu przedsiębiorcy w przypadku zamiaru wycofania się z biznesu e-aptecznego

Największe minusy wdrożeń dedykowanych to:

• stosunkowo najwyższe koszty początkowe – oczywiście, można kupić wersję podstawową oprogramowania dedykowanego i zapłacić mniej więcej tyle, co za oprogramowanie SaaS. Jednakże zakres funkcjonalności w tym przypadku będzie znacznie mniejszy. W praktyce wdrożenie oprogramowana dedykowanego jest znacznie droższe niż Open Source i nieco droższe niż SaaS
• zdecydowanie mniejsza elastyczność w stosunku do wdrożeń otwartego kodu. Decydując się na konkretną firmę wiążemy się z nią długofalowo. Oprogramowanie jest zakodowane, więc modyfikacji może dokonywać tylko obsługująca nas firma. Każda zmiana jest dodatkowo płatna, często droższa niż praca programisty przy oprogramowaniu Open Source. W przypadku pomyłki w zakresie wdrożeń kodu otwartego, możemy w miarę szybko zmienić firmę – w oprogramowaniu SaaS, a tym bardziej dedykowanym, nie jest to już takie proste.
• wysokie koszty rozwoju – w przypadku oprogramowania w modelu SaaS, płacąc stosunkowo niski abonament otrzymujemy systematycznie wiele nowych funkcjonalności. W oprogramowaniu dedykowanym każda zmiana w sklepie jest dodatkowo płatna. Co więcej – po kilku latach użytkowania „dedyka” trzeba go zmienić (przepisać) na nową wersję. A to jest już spory koszt – tylko nieco niższy od zupełnie nowego wdrożenia.

Podsumowanie

Praktyka funkcjonowania aptek internetowych pokazuje, że można dużo sprzedawać korzystając praktycznie z każdego typu oprogramowania. Jednakże moje doświadczenie w rozmowach z przedsiębiorcami pokazuje, że

• Najwięcej problemów mają osoby wybierające kod otwarty (Open Source). Problemy te dotyczą nie tylko integracji z KS-Apteką, ale również uzyskania gwarancji i odpowiedniej stabilności oprogramowania. W poprzednich latach częstym probleme Open Source były nieuczciwe praktyki firm, które początkowo gwarantowały gotowe oprogramowanie w cenie bardzo niskiej (nawet 1500-2000 zł), by później wyceniać dodanie prostej funkcjonalności na podobne, a nawet wyższe kwoty.
• Osoby wybierające model SaaS narzekają na małą elastyczność – co prawda mają bardzo wiele funkcjonalności do dyspozycji, jednakże gdy potrzebują zrobić coś unikalnego – zwykle jest to niemożliwe. W ostatnim czasie dużym problemem jest również czas wdrożeń czy nawet reakcji firm na zapytania od Klientów, pojawiają się spore opóźnienia, co utrudnia prowadzenie biznesu. Oczywiście warto wybierać takie rozwiązanie SaaS, które ma opracowaną integrację z KS-Apteką.
• Wybierając rozwiązanie dedykowane, trzeba liczyć się z długim czasem wdrożenia, a często dodatkowym opóźnieniem w uruchomieniu apteki. Również na etapie prowadzenia sklepu wdrożenie nowych funkcjonalności może trwać długo. Problemem firm z oprogramowaniem dedykowanym jest też wprowadzanie nie do końca przetestowanych, nowych funkcjonalności – trzeba poświęcić czas na testy, opisanie poprawek i sprawdzenie.

Tak jak wspomniałem powyżej – nie ma rozwiązań bez wad. Jednakże robiąc odpowiedni wywiad i diagnozę potrzeb możemy zaproponować aptece takie rozwiązanie, które z jej punktu widzenia będzie najmniej problematyczne. A jakie są Wasze doświadczenia z wyborem oprogramowania. Zapraszam do przedstawiania opinii oraz zadawania pytań.